Compartimentul de SSM, PSI şi managementul calităţii
I. Responsabilii cu securitatea şi sănătatea în muncă și PSI
a) colaborează cu şefii centrelor pentru asigurarea funcţionării în bune condiţii a instalaţiilor de încălzire, de alimentare cu apă şi energie electrică;
b) asigură şi controlează instruirea şi informarea personalului în probleme de protecţie a muncii;
c) face demersuri pentru evaluarea riscurilor de accidentare şi îmbolnăvire la locurile de muncă;
d) controlează pe baza programului de activitate, toate locurile de muncă în scopul prevenirii accidentelor de muncă şi îmbolnăvirilor profesionale;
e) verifică dacă noxele se încadrează în limitele de nocivitate admise cu ajutorul serviciilor de specialitate;
f) asigură evidenţa accidentelor de muncă;
g) colaborează cu medicul de medicina muncii pentru cunoaşterea la zi a situaţiei îmbolnăvirilor profesionale;
h) asigură evaluarea cunoştinţelor dobândite în procesul de instruire prin teste, examinări;
i) instruieşte în domeniul prevenirii şi stingerii incendiilor a persoanelor angajate, stabilirea metodelor specifice de PSI;
j) întocmește planul de intervenţii în caz de incendiu şi dezastre;
k) întocmește graficul anual de instruire şi tematica orientativă;
l) planifică şi conduce activităţile de întocmire, aprobare, actualizare, păstrare şi aplicare a documentelor operative (planul de protecţie civilă, planul de evacuare, de apărare împotriva dezastrelor, planurile de protecţie);
m) organizează şi conduce acţiunile formaţiunilor de protecţie civilă pentru înlăturarea urmărilor produse de dezastre;
n) asigură controlul pregătirii compartimentelor și serviciilor din cadrul instituției;
o) pregăteşte şi asigură desfăşurarea bilanţului anual al activităţilor de protecţie civilă;
p) execută atribuţiile prevăzute în regulamentele şi instrucţiunile pe linia protecţiei civile;
q) îndeplineşte orice alte atribuţii în domeniul SSM, PSI și Managementul Calității stabilite de conducerea Direcţiei generale.
II. Responsabilul cu managementul calităţii (RMC)
a) asigură elaborarea, gestionarea şi actualizarea procedurilor şi a fişelor de post, direct sau prin elaboratorii desemnaţi;
b) păstrează exemplarul original şi transferă compartimentelor funcţionale, care au activităţi legate de procedura respectivă, „copii distribuite necontrolat” pe suport informatic;
c) controlează şi se asigură că procedurile, care se întocmesc/actualizează, corespund prevederilor Sistemului de management al calității (SMC) şi formei de prezentare stabilite;
d) dacă este cazul, RMC elaborează un grafic de elaborare / actualizare a procedurilor.
e) propune spre aprobare managementului de vârf, procedurile elaborate sau actualizate şi asigură integrarea acestora în Lista procedurilor în vigoare;
f) înregistrează documentele calităţii în „Lista documentelor SMC”. În cazul unei noi ediţii a unui document existent, se modifică ediţia acestuia în lista menţionată;
g) retrage documentele perimate din circuit. La retragere, exemplarul original este marcat cu inscripţia ANULAT şi arhivat timp de 2 ani, după care la rândul său este distrus. Documentele perimate în format tipărit sunt arhivate separat de cele în vigoare, pentru a se evita utilizarea lor în mod accidental. Documentele perimate sunt şterse din locaţia în care sunt publicate, de îndată ce s-a luat decizia retragerii acestora sau în momentul în care este salvată o nouă ediţie a acestora. În cazul în care sunt necesare modificări se va elabora o nouă ediţie, care va fi înregistrată în rubrica ACTUALIZĂRI aflată pe ultima pagină a documentului;
h) difuzează copii informative ale Declaraţiei de politică în domeniul calităţii şi asigură afişarea vizibilă a acesteia în locaţiile aparţinând instituţiei, în scopul luării la cunoştinţă cât mai uşor de către toţi angajaţii, conform cerinţei 5.3 din SR EN ISO 9001:2008;
i) înregistrează documentele legislative care au aplicabilitate în instituţie, în „Lista documentelor externe aplicabile” şi actualizează această listă la ieşirea din uz a documentelor sau la apariţia unor documente noi;
j) acordă sprijin în cazul în care se constată că un document existent în sistemul de management al calităţii necesită o modificare;
l) verifică respectarea cerinţelor prezentei proceduri;
m) elaborează şi menţine „Lista documentelor SMC”;
n) păstrează originalul documentelor calităţii;
o) retrage, arhivează, distruge Manualul calității (MC), Procedurile de sistem (PS), Procedurile operaționale (PL), Programul de control intern managerial (PCIM) perimate;
p) asigură prezenţa în format electronic a documentelor calităţii;
q) întocmeşte „Lista formularelor în vigoare” şi asigură prezenţa în reţea, în aceeaşi locaţie cu documentele calităţii, dar în foldere separate, a înregistrărilor în format electronic;
r) verifică respectarea cerinţelor prezentei proceduri, respectiv generarea, păstrarea, retragerea şi arhivarea înregistrărilor SMC;
s) elaborează şi menţine „Lista înregistrărilor”;
t) asigură publicarea în calculatoarele instituţiei a formularelor SMC, în format electronic;
u) păstrează Rapoartele de audit şi Raportul de neconformități (RN) în original;
v) raportează către managementul la vârf rezultatele auditului;
w) difuzează copii ale Raportului de audit si ale RN reprezentanților zonelor auditate;
x) participă la analiza neconformităţilor şi la stabilirea modului lor de tratare;
y) utilizează datele furnizate de RN pentru analiza datelor şi le include ca date de intrare în analiza managementului;
z) iniţiază RN în cazul identificării unor neconformităţi / neconformităţi potenţiale;
aa) păstrează RN la nivelul instituției şi asigură transmiterea informaţiilor privind situaţia neconformităţilor, acţiunilor corective şi preventive către director;
bb) răspunde de derularea procedurii de acreditare/reacreditare a serviciilor sociale din cadrul Direcției generale.